Spiska

Automatizovaný příjem, distribuce i odeslání​

​​ePodatelna zabezpečuje veškeré přijetí a odeslání různými elektronickými kanály - prostřednictvím ISDS, elektronické pošty, či jiného technického nosiče, i odesílání dokumentů zpět z organizace výše uvedenými kanály. Máte další, např. odloučení pracoviště? Využijte Externí podatelnu. Pro distribuci přijatých dokumentů uvnitř organizace slouží Přerozdělení pošty na jednotlivé uzly.​

​Proudí dokumenty, Vy digitalizujete

​​Díky eIDAS modulu jednoduše ověříte el. identitu (podpis/pečeť) v rámci celé EU. Přes Konverzi dokumentů do PDF převedete elektronické soubory do archivního formátu PDF/A, opatříte je elektronickým podpisem a časovým razítkem (konverzní doložka se vytvoří automaticky). Prostřednictvím Podpisové knihy si můžete vytvářet libovolné šablony pro různé schvalovací procesy včetně požadovaných termínů. ​

Přehled nad dokumenty i nad vytížeností pracovníků

Spisový plán poskytne schéma pro věcné zařazování dokumentů do spisů. Přes Denní snímky sestavíte přehled činností (denní/roční snímek) ve formátech dle legislativy s možností automatického pečetění. Díky manažérskému systému mohou vedoucí pracovníci analyzovat velikost agendy jednotlivých pracovníků, stavy dokumentů apod. a prohlížet souhrnné statistiky formou tabulek a grafů.​

​Digitální skartace a archivace​

​​Centrální spisovna zajistí centrální vedení evidence dokumentů připravených pro skartační řízení, jejich fyzické uložení (pokud se jedná o dokumenty v listinné podobě) a následné provedení skartačního řízení. Analýza formátů zjistí, kolik dokumentů je ve správném formátu pro digitální skartační řízení a u kterých je nutno ještě provést konverzi. Celé skartační řízení probíhá digitální formou.​

​Široká kolekce integrací​

​​Integrace s MS Office umožní využívat Vaše vlastní šablony. Díky propojení na Czech POINT mohou oprávněné subjekty provádět autorizovanou konverzi dokumentů a výpisy z rejstříků veřejné správy. Pro účely Jmenného rejstříku určitě využijete napojení na IS Základních registrů. Integrace na Nezávislou úřední desku Vám umožní publikaci informací. Obecným rozhraním propojíte se Spiskou i Vaše ERP.​